Welcome
Guest User
 

    เทคนิคการจดบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม

    หลายท่านคงเคยมีประสบการณ์หรือปัญหาในการจดและการจัดทำรายงานการประชุม เนื่องจากได้รับมอบหมายให้เป็นเลขานุการการประชุม   สทบ. ได้จัดโครงการเลขานุการมืออาชีพ:เทคนิคการจดบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม เมื่อวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2555 เวลา 13.30-16.30 น. ณ ห้องประชุมประภา  โดยมีวิทยากร คือ ดร.ธีราพร ชัยอรุณดีกุล ผู้อำนวยการสำนักหอสมุด  ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญ ผู้คร่ำหวอด อยู่ในวงการนี้ไม่น้อยกว่า 2x ปี มาเป็นผู้ถ่ายทอดประสบการณ์ให้พวก  เริ่มแรกเลย ท่านก็เป็นกันเองอนุญาตให้พวกเราเรียกว่า พี่อ้วนและบอกว่าวันนี้ถือเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สมกับที่ท่านเป็น CKO ของสำนักหอสมุดจริงๆ


    องค์ประกอบของการเป็นเลขานุการมืออาชีพต้องเตรียมให้พร้อม พี่อ้วนเริ่มด้วย ความหมายของรายงานการประชุม สำคัญมาก เพราะถือเป็นสาระสำคัญ เป็นการบันทึกความเห็นของผู้มาประชุม เป็นมติของที่ประชุมเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ รวมถึงใช้อ้างอิงเพื่อชี้แจงข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นในการเขียนจึงมีรูปแบบการเขียนรายงานการประชุมที่มีแบบฟอร์มชัดเจน มีระเบียบวาระการประชุม เพื่อลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอต่อที่ประชุม ประธานในที่ประชุมจะเป็นผู้สรุปมติที่ประชุมเพื่อให้เลขาได้บันทึกในแต่ละวาระ นอกจากนี้ยังมีการรับรองรายงานประชุมของครั้งก่อน ซึ่งพี่อ้วนได้ให้เทคนิคไว้ว่ากรณีที่เป็นมติลับ ควรจะมีโน๊ตน้อย ไว้ให้ผู้ร่วมประชุม เลือกเพียง เห็นชอบ หรือไม่เห็นชอบ เท่านั้นพอเพื่อเป็นการไม่ให้ปรากฏลายมือของผู้ลงมติ การจัดทำรายงานการประชุมที่ดีก็ต้องมีการจดรายงานการประชุมที่ครบถ้วน ตรงประเด็น อันนี้พี่อ้วนเน้นเลย อุปกรณ์(ปากกา ดินสอ ปากไฮไลท์ กระดาษ) ต้องพร้อม จดแบบย่อ ไม่ต้องพะวงคำสะกดถูกหรือผิดให้เราเข้าใจ(คนเดียว)เป็นพอ ในการเขียนรายงานการประชุมต้องเป็นเขียนเป็นประโยคบอกเล่า มี ประธาน + กริยา + กรรม เพื่อให้ชัดเจนว่า ใครทำอะไร เมื่อไร กับใคร ที่ไหน อย่างไร และได้ผลอย่างไร เพื่อให้คนที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุมอ่านแล้วเข้าใจ แน่นอนละสำหรับมือใหม่ย่อมมีปัญหาในการเขียนรายงาน พี่อ้วนก็มีข้อจำกัด ข้อเสนอแนะดีๆให้พวกเราได้นำไปใช้ ท้ายสุดพี่อ้วนบอกว่า ผู้ทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุมจงภูมิใจเถิด ท่านเป็นผู้มีความรู้ความสามารถมีศักยภายหลายๆด้านอยู่ในคนเดียว จึงจะเป็นผู้ถูกมอบหมายให้ทำหน้าที่สำคัญยิ่งยวดนี้

    สรุปโดย คุณเรืองอุไร เพียงขุนทด
    Cick Downolad >> เอกสารบรรยายเทคนิคการจดและจัดรายงานการประชุม โดย ดร.ธีราพร  ชัยอรุณดีกุล
    เฉพาะผู้ที่ log in เข้าระบบเท่านั้นจึงจะสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้คะ